SURAT MENYURAT CV

 A. Pengertian Surat Menyurat

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985). 

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :

Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran.

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.

 Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Fungsi dan Penggolongan Surat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :

1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.

2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.

3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.

4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.

5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :

a. Menurut wujud surat : 

 1. kartu pos

 2. warkat pos

 3. surat bersampul

 4. nota

 5. telegram

 6. surat pengantar

b. Menurut tujuan surat :

 1. surat pemberitahuan

 2. surat perintah

 3. surat permintaan/permohonan

 4. surat panggilan/teguran

 5. surat peringatan

 6. surat keputusan

 7. surat perjanjian

 8. surat laporan

 9. surat pesanan

 10. surat penawaran

c. Menurut sifat isi dan asal surat :

 1. surat dinas :

Ciri-ciri surat dinas:

- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat format surat tertentu

2. surat niaga : Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.  Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

 3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi) :

Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

- Tidak menggunakan kop surat

- Tidak ada nomor surat

- Salam pembuka dan penutup bervariasi

- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

- Format surat bebas

d. Menurut jumlah penerima surat :

 1. surat biasa

 2. surat edaran

 3. surat pengumuman

e. Menurut keamanan isi surat :

 1. surat sangat rahasia

 2. surat segera

 3. surat biasa

f. Menurut prosedur pengurus surat :

 1. surat masuk

 2. surat keluar

g. Menurut jangkauan surat :

 1. surat intern

 2. surat ekstern

Surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu:

1. Siapa yang mengirim

a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.

b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.

c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.

2. Aktivitas yang dikandung dalam surat

3. Wujud surat.

C. Susunan dan Tata Tertib Surat

Susunan dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :

 a. Kepala surat

 b. Tempat dan tanggal surat

 c. Nomor surat

 d. Lampiran surat

 e. Perihal

 f. Alamat surat

 g. Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).

 h. Kalimat pembuka surat

 i. Isi surat

 j. Salam penutup

 k. Tembusan surat

 l. Initial surat

Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :

 a. paragrap pembuka

 b. paragrap uraian isi

 c. paragrap penutup

D. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya

Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.

 Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :

 a. Surat Lurus (Block Style)

 b. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)

 c. Surat Lurus Penuh (Full Block Style)

 d. Surat Lekuk (Indented Style)

 e. Surat Resmi (Official Style)

 f. Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

 g. Surat Sederhana (Simplified Style)

Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan selera masing-masing sesuai dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.

Persiapan dalam Mempergunakan Sarana Hubungan dengan Surat

 Selanjutnya masih dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan secara singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa persiapan dan kegiatan, antara lain :

a. Bahan-bahan dan alat-alat tulis:  Kegiatan memersiapkan segala alat-alat dan perlenglapan yang diperlukan.

b. Membuat konsep surat  : Kegiatan membuat konsep surat untuk dikirim dan membuat konsep surat sebagai balasan surat yang masuk.

c. Pengetikan : Menyangkut bentuk dan etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.

d. Pentaklikan surat

Kegiatan ini biasanya dilaksanakan sesudah surat itu di tik, kemudian dibaca kembali dengan teliti agar tidak terdapat kesalahan setelah surat tersebut ditandatangani.

e. Pengiriman surat / ekspedisi

 Kegiatan ini meliputi penyampulan surat, memberikan tanda cap, penomoran surat dan penyampaian (pengiriman) surat kepada alamat yang dituju.

 Sebagai catatan, pada sampul surat dapat dibubuhi tanda RAHASIA, SEGERA, KILAT KHUSUS, BEBAS DARI BEA (BDB), TERDAFTAR, TERCATAT, POS UDARA, DLL.

 f. Penyimpanan Surat

 Penyimpanan surat ini disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan dikirim perlu ada pertinggal sebagai arsip. Penyimpanan dengan suatu sistem dengan pembahasan tersendiri yang tidak akan dibahas dalam laporan ini lebih lanjut. Hanya maksudnya agar surat dan warkat yang disimpan dengan segera dapat ditemukan kembali bila diperlukan.

E. Pengaturan Surat Menyurat

 Dalam bagian ini tidak akan dibicarakan bagaimana menyusun/menulis surat yang baik. Bagian ini akan menerangkan perjalanan surat atau cara mengatur proses surat menyurat pada suatu perusahaan secara teoritis.

E.1. Pengaturan Surat Masuk

 Surat diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir, harus diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.

 Menurut Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah sebagai berikut ;

 1. Pemilihan pendahuluan/presorting

 2. Pembukaan sampul/opening the envelope

 3. Pemeriksaan serta pemberian tanda terima/dating

 4. Penelitian banyaknya lampiran/checking the enclosures

 5. Pemisahan/sorting

 6. Penyelesaian Surat/routing

 7. Penyerahan surat untuk di proses/distribution.

Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :

 1. Prosedur Buku Agenda

 a. buku agenda (berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya kronologis).

 Format Buku Agenda

 No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok

b. buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang).

2. Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan).

 3. Prosedur Tata Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan administrasi di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).

 Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas lebih lanjut lagi.

E.2. Pengaturan Surat Keluar

 Untuk pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan surat biasa.

Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :

 1. Membuat konsep surat

 2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan

 3. Surat di tik oleh satuan unit pengolah

 4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan

 5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya

 6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit pengolah

 7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.

Referensi:

http://adityacrosmogear.blogspot.com/2013/06/surat-menyurat-dan-contoh-cv.html

RANCANGAN USULAN PENELITIAN

Manfaat rancangan usulan penelitian
1)Sebagai kerangka operasional penelitian (blue print)
2)Menegaskan kedalaman (intensitas) dan keleluasaan (ekstensitas) penelitian.
3)Memperkirakan penelitian yang akan dihadapi dan rancangan alteratif penyelesaiannya.
4)Mengetahui kelemahan hasil penelitian

Bentuk rancangan usulan penelitian
Suatu penelitian itu mungkin bermaksud dan bertujuan untuk memperoleh data informasi dan kemudian untuk bahan menulis. Misalnya
a.Skripsi
b.Makalah untuk seminar, simposium, dan pertemuan ilmiah lainnya
c.Karangan ilmiah
d.Tesis magister/disertasi doctor
e.Laporan proyek

Bobot dan mutu akademis karangan ilmiah hasil penelitian itu dapat dikaji dan dinilai dari 6 aspek :
1.Aktualitas masalah
Masalah yang diformulasikan haruslah masalah yang masih hangat diperbincangkan/upto date dan banyak mencari perhatian para ahli untuk dicari jawabannya serta juga harus nyata adanya

2.Relevansi manfaat praktis
Jawaban masalah yang dikemukakan bernilai prakktis, sehingga hasil penelitian bedaya guna serta menjangkau masyarakat luas. Kesimpulan- kesimpulan yang ditarik harus mantap dan saran-sarannya menarik perhatian dan beralasan kuat

3.Metodologi penelitian akurat
bObot mutu akademis karya tulis hasil penelitian itu ditentukan juga oleh adekuasi rancangan penelitian, instrumentasi dan pengukuran, metodologi penulisannya juga ikut menentukan bobot nilai/ mtu akademis karya tulis ilmiah

4.Orisinalitas penelitian
Penelitian disebut orisinal bila bahan dan atau metode yang digunakan belum pernah dilakukan oleh peneliti lain, setidak-tidaknya menurut jangkauan informasi yang tersedia. Dengan kata lain walaupun bahan sama tetapi metodenya beda, maka penelitian itu dianggap penelitian orisinal dan juga sebaliknya jika bahan beda tapi metode sama itu juga digolongkan penelitian orisinal

5.Sumbangan terhadap ilmu pengetahuan
Penelitian yang bersipat integratif dan konprehensif yaitu penelitian yang hasilnya merupakan kebulatan dan menyeluruh

6.Sistematika penyusunan karya tulis
Ketajaman logika (way of thinking) dan urutan serta kaitan logika (flow of thought) ini mengarahkan sistematika dan jelasnya pokok persoalan dalam karya tulis, apabila materi yang terkumpul dikomunikasikan secara konsisten dengan menjaga relevansi setiap aspek, sedemikian sehingga kalimat yang satu berhubungan dean berkaitan maka komunikasi yang dibuat akan lebih epektiif
rancangan usulan penelitian adalah langkah yang paling awal dalam proses penyusunan penelitian. Usulan penelitian adalah langkah berikutnya, dan makalah adalah hasil akhirnya.

Rancangan usulan penelitian ini memberi gambaran secara menyeluruh tentang pokok masalah yang hendak diteliti, teori dan konsep serta data yang dipakai untuk melakukan penelitian; cara penelitian dilakukan dan hasil yang diharapkan akan dicapai. Rancangan usulan penelitian ini dipakai untuk menilai apakah seorang itu bisa mulai melakukan penelitian secara mandiri

Rancangan usulan penelitian untuk disertasi sekurang-kurangnya memuat unsur-unsur pokok sebagai berikut :
1.Bagian Awal
a.Judul penelitian yang direncanakan akan dilakukan.
b.Identitas penyusun rancangan.
c.Tanggal pengajuan rancangan ke Program Pascasarjana.

2.Bagian Utama
Bagian utama meliputi :
a.Rasional dari judul yang dipilih.
b.Perumusan masalah, telaah pustaka dan penelitian terdahulu.
c.Tujuan dan kegunaan penelitian.
d.Kerangka pemikiran teoritis.
e.Rancangan hipotesis, jika dipakai.
f.Metode penelitian.
g.Hasil yang diharapkan dan masalah yang diantisipasi.
h.Jadwal penelitian.

3.Bagian Akhir
a.Daftar pustaka sementara.
b.Daftar riwayat hidup penyusun rancangan.
Uraian terperinci mengenai unsur-unsur pokok itu akan disaksikan pada Bab III.

ISI RANCANGAN USULAN PENELITIAN

Bagian Awal
1.Judul
Judul rancangan usulan penelitian diketik dengan huruf kapital. Judul hendaklah cukup ekspresif menunjukkan dengan tepat masalah yang hendak diteliti. Di bawah judul ditulis kalimat :
Rancangan Usulan Penelitian Untuk Disertasi

2.Identitas Penulis
Nama : hanya huruf-huruf pertama yang diketik dengan huruf Kapital.
   
3.Tanggal Pengajuan, ditulis :
Diajukan kepada Program Pascasarjana
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
pada tanggal
………………………….. 20………

Bagian Utama
1.Perumusan Masalah
Dalam rancangan usulan penelitian untuk disertasi, unsur pokok perumusan masalah ini mempunyai peranan lebih penting dari unsur-unsur pokok lain. Didalam perumusan masalah inilah akan terlihat kesiapan akademik penyusunan rancangan usulan penelitian itu. Unsur pokok perumusan masalah ini sekurang-kurangnya harus memuat hal-hal sebagai berikut :
a.Penjelasan mengenai mengapa masalah yang dikemukakan dalam rancangan usulan penelitian untuk disertasi itu dipandang menarik, penting dan perlu diteliti.
b.Beberapa bukti bahwa masalah tersebut belum ada jawaban atau pemecahan yang memuaskan.
c.Letak masalah yang akan diteliti itu dalam konteks permasalahan yang lebih besar.
Rasional dari judul yang dipilih. Memberikan nalar dan pembenaran terhadap pemilikan dan perumusan judul yang dipilih. Pada bagian ini dapat dilengkapi dengan pertanyaan penelitian, hasil yang diharapkan dan masalah yang diantisipasi. Uraian tentang perkiraan hasil (kuantitatif/kualitatif) yang diperkirakan akan dicapai. Diuraikan pula masalah atau hambatan yang diperkirakan akan dihadapi yang dapat mempengaruhi untuk penelitian.

2.Tujuan dan Kegunaan Penelitian
Dalam fasal tujuan dan kegunaan penelitian ini disebutkan secara spesifik tujuan-tujuan apa yang dirancangkan akan dicapai dalam penelitian itu dan kegunaan apa yang akan diperoleh dari penelitian yang dirancangkan.

3.Kerangka Pemikiran Teoritis
Fasal kerangka pemikiran teoritis memuat garis-garis besar pemikiran teoritis, termasuk telaah pustaka yang akan menuntun penyusun dalam membangun teori yang akan disajikan dan diuji dalam rangka penyusunan disertasi.

4.Hipotesis
Hipotesis, jika ada, hendaklah dirumuskan dengan tepat dan jelas dalam kalimat berita (kalimat deklaratif) tentang sikap ilmiah yang diambil terdapat masalah yang hendak diteliti.

5.Metode Penelitian
Pasal metode penelitian memuat hal-hal sebagai berikut:
a.Pendekatan dan bentuk/cara yang dipakai untuk meneliti.
B.Penjelasan tentang populasi serta rancangan teknik pengambilan sampel yang akan digunakan dalam penelitian.
c.Metode pengumpulan data dan alat pengambil data yang akan digunakan.
d.Bahan-bahan yang akan dipakai, kalau ada.
e.Alat-alat perlengkapan yang akan dipakai, kalau ada.
f.Teknik atau model analisis yang akan dipakai.
g.Rancangan aturan-aturan untuk menerima atau menolak hipotesis.

6.Jadwal Penelitian
Jadwal penelitian dibuat secara cermat, dengan mempertimbangkan kelayakannya. Jadwal penelitian menunjukkan hal-hal sebagai berikut :
a.Tahap-tahap penelitian yang akan dilakukan.
b.Waktu yang diperlukan untuk melaksanakan masing-masing tahap, dinyatakan dalam satuan bulan.
c.Rincian kegiatan untuk tahap masing-masing.

Bagian Akhir
1.Daftar Pustaka
Penulisan daftar pustaka didasarkan atas pustaka yang telah dijadikan sumber dalam penyusunan rancangan usulan penelitian. Tujuan utama penyajian daftar pustaka adalah memberi informasi mengenai bagaimana orang dapat dengan mudah menemukan sumber yang disebutkan dalam rancangan usulan penelitian.

Hal-hal yang perlu disebutkan dalam daftar pustaka adalah seperti disebutkan dibawah ini :
a.Untuk buku :
1.Nama penulis
2.Tahun penerbitan
3.Judul buku
4.Nama penerbit
5.Tempat penerbitan.


b.Untuk jurnal :
1.Nama penulis
2.Tahun penerbitan
3.Judul tulisan
4.Nama jurnal
5.Jilid ( dan nomor )
6.Halaman

c.Untuk sumber pustaka lain dapat digunakan pedoman yang lazim.
d.Cara menulis pustaka dan artikel sesuai ketentuan yang berlaku.


2.Daftar Riwayat Hidup
Daftar riwayat hidup (bio-data, curriculum vitae) penyusun rancangan usulan penelitian memuat hal-hal sebagai berikut :
a.Nama lengkap dan derajat akademik
b.Tempat dan tanggal lahir
c.Pangkat dan jabatan
d.Riwayat pendidikan tinggi
e.Karya ilmiah
f.Pertemuan ilmiah yang dihadiri dan
g.Penghargaan ilmiah, bila ada.

Referensi:

http://herlinaaoctaviana.blogspot.com/2014/05/rancangan-usulan-penelitian.html